Jak szkolenia mogą zapobiec dysfunkcjom pracy zespołowej?

Współczesne zespoły pracownicze stoją przed wieloma wyzwaniami, które mogą prowadzić do dysfunkcji i nieefektywności. Od różnic kulturowych, przez bariery komunikacyjne, po konflikty osobiste – praca w grupie może być pełna pułapek. Czy istnieje sposób, aby zapobiec takim problemom? Zdecydowanie tak. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi, które organizacje mają do dyspozycji, są właśnie szkolenia. W tym artykule przedstawimy, jak odpowiednio dobrana i przeprowadzona edukacja może stać się kluczem do minimalizacji dysfunkcji w pracy zespołowej i pomóc Twojemu zespołowi działać jak dobrze naoliwiona maszyna.

5 dysfunkcji pracy zespołowej

Model 5 dysfunkcji pracy zespołowej został opracowany przez Patricka Lencioniego i został przedstawiony w jego książce „The Five Dysfunctions of a Team” z 2002 roku. Model ten opisuje pięć głównych problemów, które często pojawiają się w pracy zespołowej i które, jeśli nie są rozwiązane, mogą przeszkodzić zespołowi w osiągnięciu sukcesu.

Oto pięć dysfunkcji według Lencioniego, przedstawionych hierarchicznie od podstawowej do najbardziej zaawansowanej:

• Brak zaufania – Zespół boi się mówić szczerze, a co za tym idzie jest niezdolny do budowania zaufania. Członkowie zespołu nie wiedzą, że mogą na sobie polegać i liczyć na wzajemną pomoc.

• Lęk przed konfliktem – Zespół unika konfliktów, szuka fałszywej harmonii ponad konstruktywną, uczciwą dyskusję. W trosce o dobre samopoczucie członków zespołu trudne prawdy są przemilczane.

• Brak zaangażowania – Członkowie zespołu nie czują się zaangażowani lub nie są zaangażowani w decyzje, co prowadzi do braku pewności co do obranego kierunku i priorytetów.

• Unikanie odpowiedzialności – lider zespołu nie wymaga od członków, aby przejmować odpowiedzialność za własne postępowanie i wyniki bądź członkowie boją się przejąć odpowiedzialność za dany obszar działania.

• Brak skupienia na wynikach – Zespół skupia się na czymś innym niż osiągnięcie zbiorowych wyników, przedkłada osiągnięcia indywidualne bądź czuje, że nie ma wpływu na wynik zespołowy.

W modelu Lencioniego kluczem do zbudowania skutecznego zespołu jest zrozumienie i adresowanie każdej z tych dysfunkcji. Lencioni proponuje konkretne strategie i narzędzia do pokonania każdej z tych dysfunkcji i budowania silnych, spójnych zespołów. Poznać je można w trakcie praktycznego szkolenia z zarządzania zespołem, które koncentruje się zarówno na przekazaniu wiedzy teoretycznej, jak i przećwiczeniu jej w trakcie szkolenia w postaci warsztatów, pracy grupowej itp.

Jak przygotować menedżerów do radzenia sobie z dysfunkcjami w pracy zespołu?

Jak już wiemy Patrick Lencioni w swojej książce „Pięć dysfunkcji zespołu” identyfikuje pięć głównych problemów, które często utrudniają efektywną współpracę w zespołach. W jaki jednak sposób przygotować menedżerów do radzenia sobie z nimi?

Dysfunkcja pacy zespołowej: brak zaufania.

• Szkolenie w zakresie budowania zaufania. Organizuj warsztaty lub szkolenia, które uczą, jak budować zaufanie w zespole. Wyposaż menedżera w prawdziwą i głęboką wiedzę dotyczącą skąd bierze się zaufanie, jakie są rodzaje zaufania i jakie sytuacje i zdarzenia mogą źle wpływać na rodzące się zaufanie w zespole.
• Zachęcanie do otwartości. Obejmuje to tworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się swobodnie dzieląc się swoimi słabościami, błędami i obawami w myśl zasady „lepsza najgorsza prawda niż zamiatanie pod dywan”. Menedżer powinien stwarzać możliwości uczenia się na błędach i dbać o wciąganie konstruktywnych wniosków, które pomogą uniknąć ich popełniania w przyszłości.
• Działania team-buildingowe. Organizuj regularne wyjścia zespołowe lub ćwiczenia, które pomagają zespołowi lepiej się poznać i wzajemnie doceniać. Możesz również pomyśleć o szkoleniu integracyjnym w trakcie, którego członkowie zespołu będą musieli sobie wzajemnie zaufać, aby osiągnąć efekt.

Dysfunkcja pacy zespołowej: strach przed konfliktem.

• Zaproponuj zespołowi szkolenie w zakresie komunikacji. Naucz menedżerów, jak prowadzić konstruktywne dyskusje, które nie prowadzą do oskarżeń ani konfliktów osobistych i przenieś tą wiedzę na członków zespołu. Zorganizuj spotkania z udzielania informacji zwrotnej, tak aby feedback był konstruktywny i nie ranił członków zespołu.
• Zdefiniowanie reguł dyskusji. Ustal jasne reguły dotyczące tego, jak zespół podejmuje decyzje i jakie są akceptowalne formy komunikacji. Jako zespół opracujcie katalog dobrych praktyk oraz wskażcie zachowania, które nie będą akceptowane w zespole.

Dysfunkcja pacy zespołowej: brak zaangażowania.

• Ustalanie jasnych celów. Zapewnij, że każdy członek zespołu zna i rozumie cele zespołu. Ustalając cele indywidualne zwracaj uwagę, aby wspierały one osiąganie celów zespołowych.
• Włączanie zespołu w podejmowanie decyzji. Zachęcaj pracowników do aktywnego udziału w procesie decyzyjnym, aby poczuli się bardziej zaangażowani w wyniki. Pozwól im mieć wpływ na zadania podejmowane przez zespół oraz na sposób ich wykonania.

Dysfunkcja pacy zespołowej: unikanie odpowiedzialności.

• Regularne przeglądy postępów. Organizuj regularne spotkania, na których zespół ocenia postępy w realizacji celów. Zadbaj, aby cele zespołu opisane były zgodnie z zasadą SMART, a określone KPI stale zbierane i śledzone, a członkowie zespołu dobrze je znali.
• Jasno określone standardy. Upewnij się, że każdy wie, czego się od niego oczekuje i jakie są standardy, które musi spełniać. Zadbaj, aby każdy członek zespołu dobrze rozumiał swoją rolę i wpływ na pracę pozostałych członków zespołu.

Dysfunkcja pacy zespołowej: nieuwzględnianie wyników.

• Stworzenie kultury skoncentrowanej na wynikach. Nagradzaj i doceniaj osoby i zespoły, które osiągają konkretne wyniki. Zadbaj, aby wyniki były mierzalne i każdy członek zespołu rozumiał za co przyznawane są nagrody.
• Regularne śledzenie postępów. Używaj narzędzi i metryk, które pomogą zespołowi monitorować postępy w realizacji celów.

Przygotowując menedżerów do radzenia sobie z dysfunkcjami w pracy zespołu, ważne jest, aby nie tylko nauczyć ich teorii, ale również dostarczyć im konkretne narzędzia i techniki, które pomogą im w praktyce. Regularne przeglądy, coaching i wsparcie są również kluczowe, aby pomóc menedżerom skutecznie zarządzać swoimi zespołami. Dobrze jest zacząć od szkolenia z zarządzania zespołem, tak aby z czasem pogłębiać wiedzę menedżera dotyczącą różnych aspektów kierowania ludźmi. 

Podsumowanie

Inwestowanie w kursy i szkolenia dla kierowników zespołów oraz koordynatorów zespołów jest kluczowe dla osiągania zdrowej atmosfery pracy zespołowej. Chcąc wybrać odpowiednie szkolenia i kursy z zarządzania zespołami, kieruj się następującymi wskazówkami:

• Przed wyborem szkolenia dokładnie zidentyfikuj, jakie kompetencje są potrzebne Twoim kierownikom.

• Upewnij się, że dostawca szkolenia ma dobrą reputację, posiada odpowiednie referencje i dostarcza wysokiej jakości materiały szkoleniowe.

• Wybieraj szkolenia, które promują aktywny udział uczestników, np. poprzez warsztaty, dyskusje czy symulacje. 

• Upewnij się, że szkolenie jest dostosowane do poziomu doświadczenia uczestników – początkujący kierownicy mogą potrzebować innego rodzaju wsparcia niż ci bardziej doświadczeni.

• Kursy powinny oferować praktyczne narzędzia i techniki, które kierownicy mogą od razu zastosować w codziennej pracy.

• Zasięgnij opinii innych firm lub kierowników, którzy już uczestniczyli w danym szkoleniu. Rekomendacje mogą być nieocenione przy podejmowaniu decyzji.

Pamiętaj, że regularne inwestowanie w rozwój kierowników i menedżerów to inwestowanie w całą firmę. Kiedy Twoi menedżerowie zarządzający zespołami są dobrze przygotowani, cały zespół pracuje bardziej efektywnie i skutecznie.